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Le travail collaboratif s'appuie sur des solutions "synchrones" (ex : les réunions audio ou visio à distance, les web conférences, le chat électronique ...) ou "asynchrones" (le partage de documents ou la diffusion d’informations).
A la différence des autres systèmes informatiques tels que les systèmes comptables ou financiers par exemple, les systèmes collaboratifs sont capables de gérer des données non structurées (un exemple simple : le mail).
Au sein d’une équipe ou entre des services d’une même entreprise, entre des sociétés partenaires, il s’agit souvent de :
- Mutualiser des données précieuses (ex : historique d’un projet, d’une relation avec un client, un fournisseur ou un collaborateur ; savoir-faire individuels, expériences collectives, …)
- Automatiser certaines tâches de coordination ou de reporting (ex : prospection & vente, recrutement, formation, qualité, logistique, …)
- Simplifier l’accès à certaines informations pour en livrer la pertinence (ex : portail d’entreprise ou de service, tableaux de bord de gestion, consolidations, …).
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